浙商大财务“投递式报销”服务创新,入选全国工商管理百优案例

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(通讯员 林晓莹 周沛茜)开学不久,浙江工商大学周老师来到学校综合楼二楼大厅,她熟练地把报销单据扫码、投入投递柜后转身离开。财务人员每日会定时到投递柜取件,再集中处理报销单据。报销人可随时通过手机客户端查看报销进度。从网上预约、报销单投递到报销款到账,无需排队,也与财务人员没有直接接触,真正实现了“零等候、无接触”。

值得一提的是,报销投递柜24小时开放,极大地便利了学校师生。在新冠疫情期间,投递式报销因减少了面对面接触,更为大家的健康与安全带来了更多的保障,受到全校师生的热烈欢迎。浙江工商大学计财处处长慕兴宏说:“投递式报销推出的第一个月,通过投递柜受理的报销单就达到业务总量的85%,到第三个月就几乎达到了100%,原本预计需要半年时间全面推开,结果却只花了三个月时间。”

慕兴宏说,实施投递式报销以来,财务人员工作效率也显著提高,现在平均每人每天最低处理 60 张单据,报销旺季则超过100张。

为此,浙江工商大学旅游与城乡规划学院陈觉教授团队还以此撰写了名为《G高校妙用“投递柜”:“无接触”巧解报销难》的管理案例,并入选第十二届“全国百篇优秀管理案例”,作为中国企业优秀实战案例供全国MBA培养院校教学使用。

“新冠疫情中出现并盛行了多种‘无接触服务’,这些服务和计财处推出的无接触报销服务在运作原理上有共通之处。”陈觉说,和“无接触配送”的外卖服务相似,投递报销让财务工作人员不止能点对点完成预审,充分提高工作效率,改善了服务质量。

研究生汤彭芳说:“学校这次的财务报销改革就是通过实现前后台结构优化来解决‘报销难’问题,从流程改革到技术原理、再到实际操作等层面,为高校优化财务报销提供了新思路。”

“全国百篇优秀管理案例”是全国工商管理案例领域的最高奖项,并先后纳入教育部2012年第三轮学科评估指标体系(C5指标)和2016年工商管理硕士专业学位水平评估指标体系(C1指标)。

据悉,浙江工商大学现有全日制本科生25500余人,各类研究生5400余人,留学生980余人,各类高等学历继续教育学生 2万余人,学校的财务报销大厅与师生接触频繁,工作业务量庞大,承担着学校各项资金的收付和大量的票据流转工作。接下来,学校将继续推财务数字化转型,再造业务流程,提升财务数据质量和财务运营效率,以数字技术赋能财务管理,进一步提升的师生获得感。

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